Berufsgeheimnisträger in der Cloud: Anwälte, Steuerberater, Ärzte

Eine Anwältin, ein Steuerberater und eine Ärztin haben ein Problem gemeinsam, das die meisten Unternehmen nicht kennen. Die Geheimnisse ihrer Mandanten und Patienten schützt nicht nur das Datenschutzrecht, sondern auch das Strafrecht. In Deutschland ist das § 203 StGB, ergänzt um das Berufsrecht: § 43e BRAO für Rechtsanwälte, § 62a StBerG für Steuerberater, die Berufsordnungen der Ärztekammern. Vergleichbare Pflichten gibt es in Österreich, der Schweiz und den Niederlanden. Die Frage, die sich jeder dieser Berufe seit dem ersten Cloud-Speicher stellt, ist immer dieselbe: Darf ich das in ein System legen, das jemand anderes betreibt?

Dieser Artikel geht diese Frage für ein Ende-zu-Ende-verschlüsseltes Produkt durch. Er richtet sich an die Person in der Kanzlei oder Praxis, die entscheiden muss, und an die Kammer oder die Datenschutzbeauftragte, die sie dazu befragen wird. Er ist keine Rechtsberatung. Wo wir eine Rechtsauffassung beschreiben, sagen wir, wessen Auffassung das ist. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen und Ihrer Berufsorganisation.

Was das Gesetz tatsächlich verlangt

§ 203 StGB stellt das Offenbaren eines Geheimnisses unter Strafe, das jemandem in seiner beruflichen Eigenschaft anvertraut wurde. Seit der Reform von 2017 sagt die Vorschrift außerdem ausdrücklich: Berufsgeheimnisträger dürfen andere Personen und Unternehmen an ihrer Tätigkeit mitwirken lassen und ihnen Geheimnisse offenbaren, soweit das für die Inanspruchnahme dieser Mitwirkung erforderlich ist. Die Reform wurde mit Blick auf IT-Dienstleister geschrieben. Sie knüpft zwei Bedingungen daran: Der Berufsgeheimnisträger muss die mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichten, und die mitwirkende Person macht sich selbst strafbar, wenn sie weitergibt, was sie erfährt.

Das Berufsrecht ergänzt die bekannten Sorgfaltspflichten: den Dienstleister sorgfältig auswählen, die Verschwiegenheit in Textform vereinbaren, ihn belehren, und bei einem Dienstleister außerhalb der EU sicherstellen, dass der Schutz der Geheimnisse dort vergleichbar ist. Parallel dazu läuft das Datenschutzrecht. Mandanten- und Patientenakten enthalten regelmäßig besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, vor allem Gesundheitsdaten, und Art. 32 verlangt Sicherheit nach dem Stand der Technik. Verschlüsselung wird dort ausdrücklich genannt.

Die Prüfung eines Cloud-Produkts hat also drei Teile. Erfährt der Anbieter überhaupt Geheimnisse? Falls ja: Ist das erforderlich, und ist der Anbieter gebunden? Und hält das Ganze außerdem der DSGVO stand? Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ändert die Antwort auf den ersten Teil, und damit das Gewicht aller weiteren Fragen.

Was sich ändert, wenn der Anbieter nicht lesen kann

In Sapherbox wird jedes Dokument auf Ihrem Gerät verschlüsselt, mit einem Schlüssel, den Ihr Gerät hält. Der Server erhält das Chiffrat und Schlüssel, die für Ihre Identität versiegelt sind und für die Identitäten der Personen, mit denen Sie teilen. Öffnen kann er beides nicht. Das ist ein Designkonzept, kein bloßes Versprechen: Es gibt keinen Admin-Modus, kein Support-Werkzeug und keine gerichtliche Anordnung, die aus unserem Zugriff auf den Speicher einen Zugriff auf die Inhalte machen würde. Aus demselben Grund funktioniert das Zurücksetzen des Passworts ohne einen Schlüssel beim Anbieter.

Daraus ergibt sich ein einfacher Test für jedes Produkt, das angibt, für Berufsgeheimnisträger geeignet zu sein. Fragen Sie, was passiert, wenn ein Nutzer sein Passwort vergisst. Kann ein Administrator es zurücksetzen, und kommt der Nutzer anschließend wieder an seine Dateien, ohne einen Wiederherstellungscode oder einen Schlüssel einzugeben, der in Ihrer Organisation aufbewahrt wird, dann gibt es einen Schlüssel zu diesen Dateien, den der Nutzer nicht kontrolliert. In der Praxis liegt er beim Anbieter. Was auch immer das Marketing sagt:

Das ist eine Offenbarung im Sinne von § 203 StGB.

Verantwortlich dafür sind Sie, nicht der Anbieter: § 203 StGB richtet sich an den Berufsgeheimnisträger, der die Akte in ein solches System legt. Ein Produkt, das den Test besteht, macht das Zurücksetzen etwas unbequemer. Der Nutzer braucht seinen Wiederherstellungscode, oder Ihr Administrator braucht einen sogenannten „customer-managed“ Escrow-Schlüssel, der auf der Kundenseite erzeugt und aufbewahrt wurde. Diese Unbequemlichkeit ist der Beleg.

Für die Prüfung nach § 203 StGB ist diese Konstruktion entscheidend, denn Offenbaren heißt, jemandem die Möglichkeit zu verschaffen, von einem Geheimnis Kenntnis zu nehmen. Die Gesetzesbegründung zur Reform von 2017 und die herrschende Auffassung in der Kommentarliteratur gehen davon aus: Sind Daten so verschlüsselt, dass der Dienstleister keine Möglichkeit der Kenntnisnahme hat, werden sie ihm nicht im Sinne der Vorschrift offenbart. Nach dieser Lesart stellt sich für die Dokumente selbst die Frage nach der „erforderlichen Offenbarung“ gar nicht erst. Der Anbieter ist dann ein Helfer, der versiegelte Umschläge transportiert und lagert.

Wir formulieren das vorsichtig, aus zwei Gründen. Erstens ist es eine Rechtsauffassung, und Ihre Kammer kann eine strengere vertreten. Zweitens gilt sie für die Dokumente und ihre Namen, die Sapherbox verschlüsselt. Sie gilt nicht für alles.

Was der Anbieter weiterhin sieht

Ehrlich gesagt gehört auch der nächste Schritt dazu. Ein Server, der keine Dokumente lesen kann, betreibt trotzdem ein System, und der Betrieb hinterlässt Spuren. Die vollständige Liste veröffentlichen wir in Was unsere Server sehen können und was nicht. Für Berufsgeheimnisträger kommt es auf diese Punkte an:

• Wer das System nutzt. Konten haben E-Mail-Adressen. Laden Sie einen Mandanten als Gast ein, damit er seine eigene Akte hochladen oder lesen kann, ist seine Adresse für den Server sichtbar. Für eine Anwältin kann schon die Existenz eines Mandats ein Geheimnis sein. Für einen Arzt ist die Tatsache, dass jemand Patient ist, ein Gesundheitsdatum im Sinne von Art. 9 DSGVO.
• Wer mit wem teilt. Der Server weiß, dass Ordner X für Gast Y freigegeben ist. Er weiß nicht, was darin liegt oder wie der Ordner heißt.
• Umfang und Zeitpunkte. Dateigrößen, Upload-Zeitpunkte, die Anzahl der Dateien in einem Ordner, welcher Gerätetyp sich verbunden hat.

Nichts davon ist Inhalt. Alles davon kann im Einzelfall ein Geheimnis verraten. Deshalb verschwinden die Pflichten mit der Verschlüsselung nicht. Sie schrumpfen. Verpflichtung zur Verschwiegenheit, schriftliche Vereinbarung und sorgfältige Auswahl des Dienstleisters gelten weiterhin für die Metadaten. Bei uns erfüllt diese Anforderungen der Auftragsverarbeitungsvertrag: Er benennt uns als Auftragsverarbeiter, listet auf, was wir verarbeiten, und bindet unsere Mitarbeitenden. Begründen müssen Sie nicht mehr, dass die Übergabe der Akte selbst erforderlich war. Die Akte wird nie in lesbarer Form übergeben.

Daraus folgen drei praktische Hinweise. Ist schon die Beziehung selbst vertraulich, laden Sie den Gast über eine neutrale Adresse ein. Mandantennamen dürfen in Ordnernamen stehen, denn Ordnernamen sind verschlüsselt, und wir haben das genau aus diesem Grund so gebaut. Und nehmen Sie das Audit-Log als das, was es ist: ein vom Server geführter Nachweis über Zugriffe, in dem die Dateien nur maskiert erscheinen.

Wo die Akten liegen

Sapherbox-Tenants laufen auf Servern in Deutschland, der Standard-Speicher-Bucket liegt in Frankfurt. Eine Kanzlei, die ihren eigenen Speicher will, kann einen eigenen Bucket mitbringen, auch bei einem deutschen Anbieter unter eigenem Vertrag. Der Tenant legt dort Chiffrat ab, ohne je einen Schlüssel zu sehen. Beide Varianten halten die Daten in der EU. Die berufsrechtliche Frage nach dem „vergleichbaren Schutz“ im Ausland stellt sich damit gar nicht erst.

Der Serverstandort gilt oft als die ganze Antwort auf die Verschwiegenheitsfrage. Das ist er nicht. Ein Server in Frankfurt, der Ihre Akten lesen kann, ist eine Offenbarung in Frankfurt. Der Standort beantwortet die Frage, welches Recht für den Helfer gilt. Die Verschlüsselung beantwortet die Frage, was der Helfer erfahren kann. Sie brauchen beides.

Der Alltag in Kanzlei und Praxis

Die meisten Verstöße gegen die Verschwiegenheit passieren in der Praxis nicht im Rechenzentrum. Sie passieren auf dem Weg hinein und hinaus: ein unverschlüsselt gemailter Scan, ein USB-Stick, ein Freigabe-Link, der zu lange gültig blieb. Im Alltag zählen deshalb die Funktionen an den Übergängen.

• Dokumente von Mandanten entgegennehmen. Über einen Upload-Link legt ein Mandant Dateien in einen Ihrer Ordner, ohne ein Konto zu haben. Der Browser verschlüsselt die Datei vor dem Upload für den Schlüssel des Ordners. Die Datei ist vom ersten Byte an versiegelt, und das Gerät des Mandanten sieht nie fremde Inhalte.
• Einem Mandanten seine eigenen Unterlagen geben. Ein Gastkonto mit Viewer- oder Uploader-Rechten auf genau einen Ordner, sonst nichts. Ist das Mandat beendet, entziehen Sie dem Gast den Zugriff. Damit ist auch sein Schlüssel weg, und der Zugriffsbericht zeigt eine leere Zeile.
• Mit externen Kolleginnen und Kollegen arbeiten. Korrespondenzanwalt, Sachverständige, Zweitmeinung: eine Freigabe an eine benannte Person, beschränkt auf einen Ordner, sichtbar in den Zugriffsberichten, die eine Aufsicht oder eine Kammerprüfung sehen möchte.
• Unterlagen, die das Mandat nicht überleben dürfen. Ordnerablauf und geplante Löschung setzen einem Mandatsordner ein Enddatum. Der Artikel über das Löschen erklärt, was mit Backups geschieht und wie lange eine Spur bleibt.
• Eingehende Dateien, denen Sie nicht trauen. Die Inhaltsbereinigung entfernt aktive Inhalte aus Office- und PDF-Dateien auf Ihrem Gerät, bevor sie verschlüsselt werden. Eine Kanzlei bekommt den ganzen Tag Anhänge von Fremden. Dafür ist diese Funktion da.
• Die Datei erkennen, die hier nicht hingehört. Die Klassifizierung läuft vor dem Upload auf Ihrem Gerät und erkennt Muster, die Sie selbst festlegen, etwa eine Sozialversicherungsnummer oder einen Diagnoseschlüssel. So landet ein Dokument mit dem richtigen Label im richtigen Ordner.

Was Sapherbox Ihnen nicht abnehmen kann, ist die Verantwortung für Ihre eigenen Geräte. § 203 StGB endet nicht an der Cloud-Grenze. Ein Laptop ohne Festplattenverschlüsselung, ein gemeinsam genutztes Login, ein synchronisierter Ordner auf dem Familiencomputer: Auch das sind Offenbarungen, und kein Serverkonzept verhindert sie. Unser Sync-Client hält Dateien auf der Festplatte verschlüsselt, bis sie geöffnet werden. Für das Gerät, seine Bildschirmsperre und seine Nutzer sind aber Sie verantwortlich.

KI in der Kanzlei

Eine Akte zusammenfassen, einen Vertrag übersetzen, aus einem Urteil ein Schreiben entwerfen: Der Reiz von KI-Werkzeugen ist in den freien Berufen groß, und eine Mandantenakte an ein gehostetes Modell zu schicken, ist eine Offenbarung im Wortsinn, und zwar an einen Anbieter, der die Akte womöglich zum Training verwendet. Sapherbox bietet KI, die auf Ihrem Gerät läuft, im Browser, ohne Netzwerkaufruf. Für die Verschwiegenheitsprüfung ist das dieselbe Kategorie wie die Rechtschreibprüfung. Sie beschränkt sich bewusst auf das, was ein Gerät leisten kann. Für alles Größere stellt sich die Frage erneut, und die Antwort ist dieselbe wie bei jedem anderen Dienstleister: erforderlich, gebunden, dokumentiert.

Eine Checkliste für die Kammer

Wenn Sie diesen Artikel Ihrer Kammer oder Ihrer Datenschutzbeauftragten vorlegen, werden diese Punkte zur Sprache kommen. Zu jedem steht, wo er dokumentiert ist.

1. Inhalte und Namen werden auf dem Gerät verschlüsselt, der Anbieter hält keinen Schlüssel. Sicherheitsübersicht und das Bedrohungsmodell.
2. Kein Wiederherstellungsschlüssel beim Anbieter. Das Zurücksetzen nutzt einen Code oder einen Escrow-Schlüssel, den Sie selbst aufbewahren. Artikel zum Zurücksetzen des Passworts.
3. Was der Anbieter sieht, als Liste. Was unsere Server sehen können und was nicht.
4. Auftragsverarbeitungsvertrag mit Verschwiegenheitsverpflichtung, Liste der Unterauftragsverarbeiter, Hosting in der EU. Den Vertrag stellen wir auf Anfrage bereit. Die Liste nennt den Hosting-Anbieter und den Speicheranbieter und stellt klar, dass die KI auf dem Gerät kein Unterauftragsverarbeiter ist.
5. Zugriffsnachweise. Manipulationssicheres Audit-Log und die Zugriffsberichte, als CSV exportierbar.
6. Zeitplan für Löschung und Aufbewahrung. Löschen und Wiederherstellen.
7. Backups kann ein kompromittierter Server weder lesen noch löschen. Verschlüsselt für einen Offline-Schlüssel, abgelegt in einem Bucket mit Löschsperre.

Was damit nicht entschieden ist

Zwei Dinge bleiben offen, und wir sagen es lieber selbst, als dass ein Prüfer es entdeckt.

Die Rechtsauffassung, dass verschlüsselte Daten dem Anbieter nicht offenbart werden, ist die herrschende Meinung, aber keine gefestigte Rechtsprechung für jeden Beruf in jedem Land. Eine Kammer kann unabhängig davon die vollständige Behandlung als mitwirkende Person verlangen. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag enthält deshalb die Klausel, die eine Kammer erwartet: Wir wirken als sonstige mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 StGB mit, wir und unsere Unterauftragsverarbeiter sind zur Geheimhaltung verpflichtet und über die Strafbarkeit belehrt, und eine Offenbarung ist auf das Erforderliche beschränkt. Sie können ihn in beiden Fällen vorlegen.

Und Metadaten sind nicht nichts. Wenn das Geheimnis Ihrer Kanzlei die Identität der Mandanten ist und nicht der Inhalt ihrer Akten, denken Sie über Gastadressen und Einladungs-E-Mails nach, bevor Sie den ersten Mandanten einladen, und fragen Sie uns nach den Möglichkeiten. Wir führen dieses Gespräch lieber vor dem ersten Mandat als danach.

Fragen?

Wenn Sie Anwältin, Steuerberater, Wirtschaftsprüferin oder Arzt sind und diesen Artikel Ihrer Kammer vorlegen möchten, schreiben Sie an hello@sapherbox.com. Wir schicken Ihnen den Auftragsverarbeitungsvertrag, die Sicherheitsübersicht und Antworten auf die Fragen, die Ihr Beruf stellt.